Asiakirjojen säilytysmuodon tulee olla sellainen, että asiakirjat säilyvät täydellisinä ja luettavina koko vaaditun säilytysajan. Viralliseksi arkistointimateriaaliksi katsotaan lähtökohtaisesti paperiasiakirjat. Mikäli tutkimustietoja kerätään sähköisesti (esim. elektroniset CRF:t), tulee varmistaa tiedon säilytettävyys riittävällä tasolla tämän päivän vaatimusten mukaisesti. Ulkopuolisten tahojen aloitteesta tehtävissä tutkimuksissa yleensä toimeksiantaja huolehtii sähköisen dokumentaation arkistointikelpoisuudesta. Arkistointiin liittyvistä asioista tulee sopia jo tutkimussopimusta laadittaessa.
Arkistointiaika
Kliinisen lääketutkimuksen alkuperäiset tutkimusasiakirjat on säilytettävä joko rahoittajan vaatiman ajan tai vähintään 15 vuoden ajan tutkimuksen päättymisestä eli käytännössä tutkimusraportin valmistumisesta (Määräys 2/2012, Kliiniset lääketutkimukset). Myös muun lääketieteellisen tutkimuksen asiakirjojen osalta Turun yliopistossa ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä noudatetaan samaa vähintään 15 vuoden, tai rahoittajan vaatimaa, arkistointiaikaa.Arkistointipaikka
Olennaiset asiakirjat on arkistoitava siten, että ne ovat pyynnöstä helposti toimivaltaisten viranomaisten saatavilla. Turun yliopistossa tai Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä tehtävän kliinisen tutkimuksen aineistot voidaan arkistoida Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin ylläpitämään päätearkistoon tai muuhun Turun yliopiston osoittamaan arkistointivaatimukset täyttävään arkistoon.Tietojen luovutus arkistosta
Kaikki tietojen tai asiakirjojen lainaaminen arkistosta ja mahdollinen omistuksen vaihdos tulee dokumentoida perusteluineen.